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关于银保监局监管事权下放后三级机构公文管理工作的思考
发布时间:2019-11-30 21:38:16   作者:匿名

作者:刘飞

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为适应保险监管权力下放给中国保监会地方分支机构的新形势,加强与分支机构的工作联系,分析了保险公司三级机构文件管理的现状,提出了相应事项的工作机制和提高文件管理精度的策略。

一.导言

2018年中国银行与中国保险监督管理委员会的合并是自2003年建立“一行三会”模式以来最大规模的金融体制改革。继山东和青岛银监局于2018年12月17日正式上市后,12月26日,山东15个城市的银监局正式上市(济南由山东银监局直接管理)。此次机构改革和合并后,山东省银保监管局在大部分县都设立了省级和市级监管机构。与以往保险监管机构的设置相比,此次银行保险监管机构的省、市、县监管矩阵和监管半径意味着监管权力将进一步丰富,基层金融市场将受到微观监管。

2019年4月18日,为明确中国银行保险监督管理委员会分行的工作职责, 根据《中国银行保险监督管理委员会地方监管分支机构“三决定”规划指引》精神,结合中国银行保险监督管理委员会和保险市场的实际情况,山东银行保险监督管理委员会发布了《关于授予中国银行保险监督管理委员会分支机构保险监管权限的通知》(鲁银保险监督管理委员会[〔2019〕18号),进一步简化了管理和下放了权力。 部分监管权限将下放至银保监管局当地分支机构,同时明确要求各保险机构及时调整相应事项的工作机制和工作流程,加强与银保监管局当地分支机构工作的对接。

二.保险监管权力下放概述

根据《山东地区银行和保险监管分支机构保险监管权限目录》的规定,下放给分支机构的保险机构监管权限主要包括:分支机构及以下保险机构的设立(包括筹建、开业)、变更和撤销审批;市级保险机构开业和改建的审批;审批保险机构营业场所的变更;高级管理人员资格审批和考试管理;相关事项的报告和备案管理;保险许可证管理和机构及高级管理人员管理信息系统的维护;对保险业务活动进行现场检查和调查;信访、举报和消费者投诉的处理;对非法保险行为实施行政处罚或者采取非惩罚性监管措施;维护相关系统中的行政处罚信息;保险机构突发事件和重大事件的报告和处理;保险业反洗钱、反保险欺诈、反非法集资和案件风险管理;保险信息安全管理等。

三、文件处理对接策略

随着中国银行各分行的设立,三级机构面临着许多前期没有涉及或重视的工作。特别是在文件管理方面,高等院校一定会比过去收到更多来自监管当局的外国文件。与此同时,在监管权力下放的情况下,以前由上级公司提及和报告的许多任务也将落到第三级机构手中。大量文件的收发和材料的提交,对高校的日常文件管理提出了新的要求。目前,三级组织面临的主要困难包括:工作量增加、分工不明确、缺乏相关工作经验、工作流程不明确、基层人员变动迅速、专业素质参差不齐。这就要求三级机构行政部门尽快重新定位,不断学习,以加强和改进文件管理为重要出发点,提高行政服务水平,坚持规范有序,通过不断上下沟通,确保公司的顺利发展。

(一)提高外国文件的处理能力

中国银行保险监督管理委员会地方分支机构成立前,三级机构的外部文件主要来自地方行业协会、中国人民银行和部分政府部门,外部文件数量不多。但是,随着我行保险监管局工作的深入,办理涉外单证的工作量将继续增加。同时,国外文件的处理复杂,环节多,标准高,时效性强。为了保证对外文件的及时处理,三级机构应根据公司的相关规章制度重新审核并严格规范对外文件的处理流程。

1.接收和登记外国文件。

首先,大专院校需要小心整理日常对外文件的渠道。根据发送单位的不同,通信方式一般包括系统发布、邮件发送、社交媒体群发、纸质文件发送等。三级机构行政管理部门收到公文后,应当根据发文时间、发文单位、文号、公文标题、完成期限等信息对公文进行登记。

2.外部文件流通和阅读办公室。

三级机构行政部门收到外部文件后,应及时通过eoa系统提交“外部文件处理表”。提交时,应认真阅读文件的内容和要求,按分工部门出具办意见。在流通过程中,应实时关注流程处理,并进行合理提醒。文件分发后,应按照领导的指示进行有效的分发。

3.监督和跟踪外部文件

对外文件实行承办部门负责制,承办事项必须及时、准确、规范、质量有保证。同时,三级机构行政管理部门应积极履行监督职责,及时了解事项处理进展情况,并根据事项的重要性和紧迫性,及时向承办部门发起提醒,直至事项完成。

(二)提高公文签发水平

公文系统代表了公司的形象,反映了三级组织的管理水平和工作作风。公司派遣工作中的任何遗漏都会对公司文件的权威性和严肃性造成极大的损害。根据分行目前的监管权限,包括机构设置、改造、营业场所变更、高级管理人员资格审批请示、消费者投诉处理、应急处理、反洗钱、反保险欺诈、反非法集资报告等事项,三级机构需以正式文件形式上报。因此,三级机构发布的正式文件必须在文字、内容、法律法规、文字和格式等方面严格控制,必须通过建立规范的程序确保高质量的公司文件。

1.提高认识,加强学习。

公司的日常调度在决策和部署、指令和报告请求、发布和传输、通信和交换以及文档记录方面发挥着重要作用。新形势下,三级组织应把统一思想、提高认识作为公文标准化的基础工作,并从工作重要性方面进行指导,使各级员工充分认识到标准的公司文件直接反映了他们个人的专业素养和公司管理水平,这将影响工作效率和公司决策部署的实施。

2.严格检查,层层审核。

后评估不是工作或个人的事。它要求在文件起草、审查、背书、校对和印刷的每个环节都有坚定的责任感。只有严格按照公司有关文件处理的规定做好工作,才能保证公司出具的文件质量。

在实际工作中,三级机构应加强对所辖部门和机构工作人员公文写作知识的培训,帮助每个人准确掌握公文写作的基本技能,如公文格式、写作规则、书面语言的使用、书面文字的表达,并不断宣传公司的相关制度和要求,使每个员工都能妥善处理自己的工作。

3.集中管理,责任到人。

三级机构的行政管理部门作为文件处理的统筹部门,负责对公司下发的文件进行统一协调和管理,防止出现漏报和漏报现象。公文内容应简洁明了,主题新颖,组织清晰,表述准确,符合公司“三短”文化建设要求。同时,机构合规岗位应指定为审批向外界提交文件的人员,以加强机构向外界提交文件的严肃性、严谨性和合规性。

(3)规范收发文件的归档

归档程序是文件处理的最后一个环节。文件处理完毕后,第三级组织行政管理部门应当按照公司的有关规定,将有调查利用价值、能够正确反映组织主要工作的文件归档。特别是与开业准备、工作场所变动、高级管理人员任命和各类许可证有关的文件不仅具有重大的行政意义,而且是三级机构运营历史的一部分,具有很高的保存价值。

1.及时收集。

及时收集是确保归档文件完整性的关键。它可以一个接一个地完成,也可以定期、每月或每季度收集。

2.仔细检查。

确认收集的文件经过处理并有效,并确保文件文本和附件的完整性。同时,尽可能将相同的主题文档收集在一起。

3.妥善保管。

归档范围内的公文,包括纸质公文和电子公文,应当按照相互联系、特点和保存价值等进行分类。,从而实现分类识别,确保有目的的检查和安全存放。

四.结论

公文处理是组织行政部门发挥参谋助手作用的重要体现。标准化公文处理是保证组织有序运行的必要条件。在山东银保监管局监管权力下放和银保系统“行业标准建设年”活动的背景下,推进日常文件处理的专业化、制度化和流程化,提高文件处理的质量和效率,直接关系到三级机构内部和外部的标准形象和权威。三级机构应根据自身实际情况,尽快完善文件管理工作,形成规范的工作机制和流程,确保与中国保监会当地分支机构的有效衔接。

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